How to organize an anNÄHerung

So, nun also wie versprochen die Liste mit Dingen, die man so tun muss, wenn man eine anNÄHerung organisieren möchte.

1. Zwei Mitstreiterinnen finden, die bereit sind, mit einer so was aufzuziehen.

2. Ein doodle anlegen, mit dem man erstmal das Interesse abfragen kann (auch wenn ich überzeugt bin, dass man 30 Teilnehmerinnen schnell zusammenhat. Sicher ist sicher)

3. Location: Wir haben vorm ersten Mal ein paar verschiedene Optionen durchgespielt. Und sind schlussendlich bei der Jugendherberge Bielefeld gelandet. Preislich sind Jugendherbergen wirklich unschlagbar günstig. Und moderne Jugendherbergen sind auch nicht mehr ganz so spartanisch eingerichtet, wie man das noch so von Klassenfahrten kennt. Ganz wichtig: Ein ausreichend großer Seminarraum. Wir hatten für die 37 Teilnehmerinnen einen Raum, der 132 m² groß war. Das ist als Anhaltspunkt schonmal ganz gut. Hier könnt ihr auch nach Häusern suchen, die Tagungsräume haben, die bei U-Bestuhlung 45 Plätze bieten (müsst ihr in den Suchkriterien einstellen). Klärt außerdem mit der Jugendherberge, dass ausreichend Tische und Steckdosen da sind. Mein Eindruck: Kategorie IV bietet eine entsprechende technische Ausstattung. In Bielefeld gibt es sogar kostenloses wlan.

4. Anmeldung: Wir haben uns bei google ein Konto angelegt. Per Mail konnten sich die Teilnehmerinnen anmelden und wir haben dann bei google docs ein Spreadsheet angelegt, wo wir eine Teilnehmerinnenliste und eine Warteliste angelegt haben. Ein zweites Spreadsheet haben wir dann nochmal Vornamen, Wohnort und Blogname der Teilnehmerinnen gelistet und diese Tabelle dann mit den Teilnehmerinnen geteilt. So konnten die Teilnehmerinnen schauen, wer sonst noch alles dabei ist,  Fahrgemeinschaften bilden, eintragen, was sie so mitbringen (Overlock, Bügelbrett, Mehrfachstecker…)

5. Konto: Braucht man, um die Teilnahmebeiträge einzusammeln, die Anzahlung an die Jugendherberge zu leisten,… Um da keine Verwirrung auf dem eigenen Konto zu haben, haben wir ein extra Konto eingerichtet.

6. Kommunikation: Das Orgateam hat über Email und Skypekonferenzen kommuniziert. Mit den Teilnehmerinnen haben wir über die google-Mail-Adresse kommuniziert. Wir haben alle Adressen im Adressbuch gesammelt und dann Gruppen angelegt. So kann man schnell eine Mail an alle schreiben, ohne jedesmal die Adressen raussuchen zu müssen. Sobald es änderungen in der Teilnehmerinnenliste gab, haben wir die Adressgruppe entsprechend angepasst. So wurde bei der nächsten Update-Mail niemand vergessen.

7. Essen: Um maximale Nähzeit zu haben, haben wir Vollpension gebucht. Also Frühstück, Mittagessen, Abendessen. Außerdem haben wir für zwischendurch Tee und Kaffee bestellt. Zusätzlich gab es Wasser, Softdrinks, Apfel- und Orangesaft und Sekt, Wein und Bier nach Verbrauch. Aber das müsst ihr direkt mit der Jugendherberge klären, wie die das handhaben. Jugendherbergen bieten auch vegetarisches Essen an. Das muss man halt im Vorfeld bei den Teilnehmerinnen abfragen und dann die entsprechende Anzahl der JuHe mitteilen.

8. Namensschilder: Man kann sowohl diese Plastikhüllen, als auch vorperforierte DinA4-Bögen zum Bedrucken kaufen. Auf der Verpackung der perforierten Bögen steht in der Regel auch eine url, wo man sich eine Vorlage runterladen kann, damit man dann die Namensschildchen in MS Word oder LibreOffice Writer erstellen kann. Man kann sie aber auch einfach von Hand beschriften 😉

9. Semiarraumausstattung: Wir hatten 5 Inseln, bestehend auf 4 Tischen, mit jeweils 7-8 Nähplätzen. Außerdem noch ein paar Tische am Rand, um Platz zum Abstellen zu haben. Zugeschnitten haben die Teilnehmerinnen weitestgehend zu Hause. Außerdem haben wir noch 2 Pinnwände für die Nähsteckbriefe aufstellen lassen. Verlängerungskabel und Mehrfachstecker haben die Teilnehmerinnen mitgebracht, hätte es aber, glaube ich, auch von der JuHe gegeben. Muss man mit der JuHe absprechen (beim ersten Gespräch weist auf jeden Fall darauf hin, dass die Steckdosen ausreichend abgesichert sein müssen, wenn da >30 Nähmaschinen und 3 Bügeleisen dranhängen)

So, ich denke, das waren so die wichtigesten Sachen, die wir gemacht haben. Vieles ergibt sich auch ganz einfach während man es organisiert. Beim ersten Mal hatten wir 3 Monate Vorlaufzeit und das war ohne großen Stress machbar zu dritt. Aber auch das hängt wahrscheinlich ein bisschen von der Jugendherberge ab.

So, dann hoffe ich mal, dass sich ein paar von euch nun von uns anstiften lassen Ableger der anNÄHerung überall in Deutschland, Europa und der ganzen Welt zu organisieren 😀

Bei Fragen dürft ihr euch gerne an mich wenden!

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2 Gedanken zu „How to organize an anNÄHerung

  1. Also die Kleiderschmiede fährt auch jährlich weg zum Nähen. Wir machen das deutlich kleiner – 6-7 Leute, wegen der Lautstärke und es soll auch gemütlich sein. Da ist es deutlich weniger Organisationsaufwand. Es gibt einen Thread im Forum, wo über den Termin abgestimmt wird, das kann man auch gut über ein doodle machen. Dann wenn der Termin fest ist, reserviere ich die Zimmer bei der JuHe und jeder, der mitfahren will, meldet sich bei mir an. Wenn dann genug Zimmer beisammen sind, schicke ich die Tabelle mit den Mitfahrenden an die JuHe und jeder darf nochmal selbst dort buchen und seine Anzahlung dorthin leisten. Minimiert das Risko und die Arbeit für den Buchenden. Bzgl. des Zeugs, was mitgenommen wird, gibts dann noch nen Thread im Forum, wobei die kritischen Sachen Bügelbrett, Spiegel und Rockabrunder sind. Overlocks oder so nimmt eh jeder mit, wie man es gerade braucht und Bügeleisen hatten wir auch immer mehr als genug.
    Achja, Ort habe ich so festgelegt, dass er sowohl mit Auto als auch mit Zug gut zu erreichen ist. JuHe mitten in der Großstadt fällt somit weg, da sie erstens teuer ist und zweitens keine Parkplätze hat. Wir haben das dann in einer Kleinstadt gemacht, die aber trotzdem einen IC-Halt hat, so dass auch die von weiter weg zumindest die Möglichkeit hatten, ohne Umsteigen hinzufahren.

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